В настройках онлайн-записи можно указать ссылку на страницу сайта с политикой конфиденциальности или иным необходимым документом.

Используйте публичную HTTPS-ссылку на актуальную страницу вашей организации. После сохранения проверьте, что ссылка корректно открывается из формы онлайн-записи.